Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini of Mistral. Grote kans dat je team al met AI werkt. Dat is prima. Maar zonder heldere afspraken kom je als organisatie nergens.
Wat er speelt
AI-assistenten zijn in korte tijd gewoon geworden. Een mail opstellen, een vergadering samenvatten, iets uitzoeken. Het scheelt tijd, en dat merken medewerkers snel.
De bekendste op een rij:
- Microsoft Copilot, ook ingebouwd in Microsoft 365
- ChatGPT van OpenAI
- Claude van Anthropic
- Gemini van Google, ook ingebouwd in Google Workspace
- Le Chat van Mistral, een Europese aanbieder
- Perplexity, vooral om dingen op te zoeken
In veel organisaties kiest ieder een eigen tool. De een met een zakelijk account, de ander met een gratis privéaccount. Niemand heeft het overzicht.
Dat gaat niet altijd goed. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg meldingen van datalekken doordat medewerkers gegevens van patiënten of klanten in een AI-chatbot zetten. Vaak op eigen initiatief, tegen de afspraken in.
En sinds februari 2025 vraagt de Europese AI-verordening van organisaties die AI gebruiken, dat hun medewerkers er voldoende kennis van hebben.
Wat het betekent voor je bedrijf
Er is niet per definitie een verkeerd systeem. Elk platform heeft zijn sterke kanten. Het verschil zit in hoe je het gebruikt.
Werk daarom met je team in één en hetzelfde systeem. Met zakelijke accounts, beheerd en beveiligd. Dan weet je waar je gegevens staan en wie erbij kan. En dan kun je afspraken maken met de aanbieder, bijvoorbeeld dat wat je invoert niet wordt gebruikt om de AI verder te trainen.
De echte vragen gaan niet over techniek:
- Bestanden. Welke documenten van het bedrijf mogen erin, en welke niet?
- Gegevens. Hoe ga je om met klantgegevens en persoonsgegevens?
- Wachtwoorden. Hoe zorg je dat toegangscodes en wachtwoorden er nooit in belanden?
Wat je kunt doen
Maak een AI-charter. Geen dik beleidsstuk, maar heldere afspraken op één A4.
- Kies één platform. Het platform dat past bij hoe je werkt. Met zakelijke accounts voor iedereen, en geen privéaccounts voor werk.
- Leg vast wat erin mag. Openbare en algemene informatie: prima. Klantgegevens, persoonsgegevens en vertrouwelijke stukken: alleen binnen je eigen, zakelijke omgeving, of helemaal niet.
- Deel bestanden via je eigen omgeving. Werk met bestanden waar ze al staan, met de rechten die erbij horen. Niet door ze los te uploaden in een andere tool.
- Wachtwoorden nooit. Die horen in een wachtwoordkluis, niet in een gesprek met AI.
- Controleer wat AI maakt. AI kan het mis hebben. De verantwoordelijkheid blijft bij jou.
- Neem je team mee. Leg uit waarom, geef voorbeelden en spreek af bij wie je terechtkunt met vragen.
- Kijk er geregeld naar. AI verandert snel. Je afspraken ook.
Strategie eerst. Tech volgt wel.
Bronnen: Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken, Autoriteit Persoonsgegevens, 6 augustus 2024. AI-verordening (EU) 2024/1689, artikel 4 over AI-geletterdheid.